北京鑫思陸律師事務所
BEIJING XINSILU LAW FIRM
專業 · 責任 · 創新
▌作者 陳景善 法學博士 中國政法大學民商經濟法學院教授、博士生導師
三 線上線下股東會一體化保障
無論何種形式的股東會，其制度功能均以股東平等原則為前提。然而，電子化在股東平等原則的實現方面具有雙重面向：一方面，電子化以“技術賦能”為手段為股東平等原則的實現帶來了科技保障；另一方面，技術失靈與“數字鴻溝”也導致部分股東在股東會電子化進程中面臨股東權利，特別是表決權行使的梗阻，有悖于股東平等原則的實現。為此，應當直面股東會電子化的兩面性難題，將線上線下股東會一體化作為貫徹股東平等原則的制度保障，進而確保股東會電子化的合法性、公正性和有效性，實現線上線下股東權利的公平行使。
（一）表股東會電子內涵
數字經濟時代，網絡投票、電子委托書征集等極大地推動了電子股東會，是股東積極主義行為的發展。股東可以通過遠程投票系統行使表決權，經電子委托書征集模式集中行使提案權，充分保障中小股東的權利。股東會電子化不僅僅是將書面材料轉換為電子材料，更是對股東會議事過程和審議事項的全面電子化。股東會電子化包括以電子方式行使表決權、發出股東會相關材料、提供委任狀等，只要有股東的電子記錄就可視為已召開股東會。電子化替代書面方式的核心在于技術保障和制度完善，通過電子化手段實現股東會的高效運作和公平決策。
1. 電子技術的保障
電子技術在保障程序上應確保股東權利，至少要滿足線上線下“及時性”和“雙向公平標準”，實現線上線下股東權利的一體化。在保證線上線下股東利益均衡的問題上，線上股東的權利在某些方面可能受到限制。例如，線上股東提前看到資料等同于提前收到風險說明，并且自行選擇線上會議意味著放棄線下出席的方式。及時性和雙向公平標準主要體現在股東質詢和表決權行使方面，這些權利的實現取決于對電子化系統的可信賴性。股東會書面表決需要制作統一樣式的投票文件，在使用電子方式投票時，系統障礙和信息安全保護措施尤為重要，通常使用確認身份的方法包括ID、密碼或人臉識別等。線上會議只要滿足及時性和雙向標準，其他程序和權利行使基本上是一致的。在股東會召開之前，公司給股東發出線上線下出席方式的雙向通知，提供電子注冊名和密碼，股東可選擇參加股東會的方式。進入會議端口時，公司應確認系統的安全性和信賴程度，然后股東可以進入議題和議案鏈接，行使表決權。為了確保及時性，公司需提前發出相關資料。
此外，股東會的場所應明確記錄在會議記錄中，無論是線下的實際場地還是線上虛擬場地。這有助于確保會議的合法性和透明度。當股東通過電話會議或其他網絡方式參與時關鍵在于這些遠程參與方式必須能夠有效傳遞信息，并確保信息的及時性和準確性。
2. 線上線下會議機制的銜接
線上和線下股東會的融合是當前公司治理的一大趨勢。股東會的電子化不僅提升了股東參與的便捷性和效率，也要求必須實質性確保股東平等出席股東會的權利。在公司治理中，股東權利的平等行使依賴于程序保障。董事會在決定股東會召開的地點、發出通知時，必須確保發給所有股東，無論是現場出席還是通過電子方式參與，都應享有同等的權利和待遇。股東會可以在多個會場同時進行，但每個會場必須保持一體化，確保議事過程的公平性和一致性。傳統的線下股東會強調現場出席股東的表決權，但隨著技術的發展，線上參與變得愈發普遍和重要。如何在程序上保障線上線下股東的平等權利，成為股東會電子化的重要議題。
具體而言：
一是信息傳遞的及時性，公司應確保所有會議資料和議案提前發送給所有股東，無論他們選擇何種方式參與。這些資料應包括會議通知、議案文本、財務報告、審計報告等，以便股東有足夠的時間審閱和準備。股東會召集階段不充分、不公平的會議通知和信息披露將可能導致股東無法平等地審議擬決議事項，進而可能導致股東意思表示瑕疵、引發股東會決議無效或股東會重新表決的風險。
二是表決權行使的公平性，線上股東應享有與線下股東同等的表決權行使渠道。可以通過電子郵件、公司官網的表決平臺或其他安全的電子表決系統進行表決。重要的是，這些電子系統必須具備高度的安全性和可靠性，以防止信息泄露和系統故障。
三是會議互動的有效性，股東會不僅是表決的平臺，更是股東與公司管理層互動的重要場所。因此，線上參會的股東應能在股東會召開期間實時向與會人員提出問題并得到解答。公司可以設置專門的在線交流平臺，確保股東的質詢權和建議權得到充分保障。
四是實時記錄保證透明度，會議的所有環節，包括討論、質詢和表決過程，都應詳細地記錄，并在會后向所有股東公開，在保護公司商業秘密的前提下維護會議的透明度。
總之，股東會的電子化不僅是技術的升級，更是公司治理模式的變革。為了確保股東權利的平等行使，公司必須在程序設計和技術保障上投入更多資源。通過完善的信息傳遞機制、安全的表決系統和有效的互動平臺，可以實現線上線下股東權利的一體化，確保每一位股東都能公平、公正地全程參與公司決策。這不僅提升了公司治理的效率和透明度，也為股東會電子化的進一步發展奠定了堅實基礎。
（二）電子表決立法模式
1. 章定選擇模式
新《公司法》在電子表決方面選擇了章定立法模式。第24條第1款規定的電子表決制度是公司法中的任意性規定，旨在為公司治理提供更多選擇。因此，當公司章程另有規定時，應當尊重公司的真實意思。該條款意味著在股東和公司雙方均同意的情況下，可以行使電子表決權。在具體實施過程中，股東會、董事會、監事會的召集人必須為電子表決提供充分的相關電子材料。例如，公司應在股東會召開前一周以電子方式提供必要材料。具體的電子表決方式可以包括電子郵件、公司網頁上的表決端、微信表決等，使用何種電子方式應由公司及召集權人決定。
在公司法明確規定電子表決制度之前，其實我國股東會的電子化早已起步于上市公司的網絡投票制度。證監會2000年5月18日發布修訂后的《上市公司股東大會規范意見》，其中第6條以列舉不得采取通信表決事項的方式，反向承認上市公司股東會可以有條件地通信表決的方式召開和決策，自此上市公司股東會以通信表決形成的決議有效性得到監管機構的明確承認。以深化上市公司股權分置改革為契機，2004年12月證監會發布《關于加強社會公眾股股東權益保護的若干規定》，明確上市公司可以采用網絡投票表決方式，進而網絡投票方式涵蓋了電子表決方式，同步制定《上市公司股東大會網絡投票工作指引（試行）》。中國證券登記結算有限責任公司、深圳證券交易所、上海證券交易所分別出臺上市公司股東會網絡投票實施細則。2006年3月，證監會發布了《上市公司股東大會規則》，進一步規范，網絡投票表決方式。以上市公司非現場參會制度改革為代表，標志著我國上市公司股東會通信表決改革試點取得了階段性進展。但公司法在2005年大修后直至2018年的歷次修改中未實質涉及股東電子表決權行使規則，關于股東表決的規定主要體現在原《公司法》第116條和第118條，分別規定了股東親自出席股東會進行現場投票表決和委托代理表決權，第59條第3款規定了書面表決方式。加之，新《公司法》第24條明確規定，除公司章程另有規定外，公司股東會召開會議和表決可以采用電子通信方式，電子股東會制度得以法定化。所以，不僅是上市公司，所有公司主體均可以適用電子股東會，而參與公司重大決策屬于股東法定權利，無需就是否適用電子股東會另行作出決議、修訂章程或由股東簽署協議。實踐證明，電子股東會的主要優勢在于兩點：一是拓寬股東參與公司治理的途徑，提高了股東會的效率，降低了運營成本；二是促進股東積極參與公司治理，電子委托書征集使更多股東能夠參與決策過程。
2. 域外混合選擇模式
比較法上，關于股東會電子化表決方式的選擇立法模式可概括為董事會決議模式、股東會一致表決模式、章程約定以及授權模式。
自美國特拉華州公司法確認股東可以電子方式投票以來，多個國家和地區在立法層面逐漸認可和支持電子化股東會、認可通過相應電子化方式形成的決策結果。《美國特拉華州公司法》第211條規定，公司股東會應當在公司證明（certificate of incorporation）或章程（bylaws）規定的地點召開，如公司證明、章程無相應規定或授權董事會決定召開股東會的地點的，董事會可以決定以遠程通信的方式舉行股東會。故董事既可以決定線上線下結合召開，也可以只規定線上，召開何種方式的股東會屬于董事會的自由判斷范圍。因而，在特拉華州股東無法要求董事召開電子股東會，若要限制董事會的召集權限，股東只能通過在公司章程規定指定召開股東會的地點等，限制董事會選用電子股東會的依據。之所以將股東會召開方式作為董事會的自由判斷范圍，是因為股東會電子化的實現可能性、信賴度都不確定，且股東會電子化伴隨著相應的實施成本（比如，為滿足有效投票的法律要求還需要滿足法定條件），特拉華州公司法應該考慮的是公司與股東、股東與董事之間的權力配置，是否采用電子股東會作為董事的經營判斷事項。《加利福尼亞州公司法》第600條規定決策是否召開線上線下型以及線上型會議時，若只采取線上型時需經全體股東一致同意方能召開電子股東大會。因而，可以解釋線上股東會只能經股東同意方能進行，也可以理解為股東同意就可以進行線上線下混合型股東會。歐盟2007年采用的《歐盟上市公司股東權利行使指令（股東權利指令）》第8條規定成員國應認可公司給股東提供電子股東會召開方式。采用電子方式時，必須及時轉達會議記錄、及時收取電子信息以及現場雙向信息，而且應確保股東線上行使表決權的機制。該條文主要解決歐盟成員國上市公司的股東大部分并不在公司所在地，也有可能在成員國中的其他國家，為了便于股東跨國行使表決權而制定。德國公司法在2009年將上述規定轉化進入本國法律，2009年德國修改股份公司法，在第118條1項中規定，股東會原則上遵循到場集會原則，股東無法現場出席并未選擇委托代理出席時，經章程規定或授權董事會召開電子股東會。2022年7月，德國聯邦議會將疫情期間關于電子股東會的臨時性措施規定吸收進入股份公司法（Aktiengesetz），在規范電子化參與股東會議方式的同時，正式確認電子股東會的法律地位。英國2009年將歐盟股東權利指令國內法化，在《英國公司法》第360條（A）新設電子股東會，規定本部分中的任何內容均不應視為排除以電子方式舉行會議的可能性，即使在不同地點也可以通過電子方式出席、發言和投票。英國公司法示范章程規定公司具備股東相互及時交換意見、提供足夠信息、確保股東行使表決權的環境時，兩個以上股東不在同一個場所的情況下也有可能有效進行股東會。進而《英國公司法》第311條第1項（b）規定，股東會召集通知明確規定召開場所，基于360條（A）可擴大解釋為公司允許召開線上線下混合型股東會。
綜合域外經驗與我國實踐，電子表決的規范化可概括為以下方面：首先，股東以電子方式行使表決權時，公司應置備合理措施確認與會人員為股東本人或合法代理人；其次，公司應給股東提供參加會議和行使表決權的合理機會，包括在會議進行時同步閱讀或聽取會議記錄的機會；再次，股東以發送電子信號、視頻、會議電話或其他遠距離通信方式行使表決權或采取行動時，應保存記錄。可見，是否采取線上股東會屬于董事會的經營判斷事項，但是在根本上還要考慮到保護股東權利，以章程限制董事會權力或以全體股東一致同意方式衡量股東會召開方式上的股東平等原則。
（三）改進方向線上線下實質股東權保障
如前所述，電子化背景下線上線下股東會一體化應在制度上貫徹股東平等原則。而一體化方案的設計理當以股東權保障為中心，因為股東權利平等原則集中體現于包括股東質詢權、議案修正提議權在內的權利群的行使，以及由此形成的對待線下和線上股東的公正、公平基準。具體而言，完善線上線下實質股東權保障的路徑有二：一是制度路徑，通過構筑權利體系保障股東在電子化背景下的公平參與；二是技術路徑，通過優化數字信息系統確保股東會制度運行的穩定可靠。而在股東平等原則的規范構造中，兩大路徑應當兼而有之。
1. 股東選擇權
電子表決制度和書面表決制度為無法實現線上線下一體化的情形，提供了不同的選項。然而，這種選擇帶來了信息獲取上的差異，形成了事實上的差異化表決權。股東在選擇電子或書面表決時，必須接受與現場出席股東在信息獲取和質詢權行使方面的差異。例如，線上質詢時可能會出現董事無法全部、即時回復的情況，這在召開股東會之前應提前說明。在股東行使表決權時，現場出席的股東可以閱覽紙質版材料，而線上股東則通過電子方式行使表決權。公司應通過多種方式確保股東能夠及時、全面地了解公司的經營情況和會議議題，避免因信息不對稱導致的決策失誤。
以股東平等為前提，給股東以選項，若股東選擇線上等同于放棄現場參會權。因此，盡管線上表決存在程序上的差異，但股東在選擇線上表決時已默認接受這些差異，并自愿承擔可能導致的后果。新公司法對行使電子表決的時間沒有限制，一般情況下可設為在股東會召開之日的營業時間結束時截止。對于采用何種方式召開股東會及股東選擇何種表決方式，只要股東權利得到保障，董事會可以作出決議并發出通知，確保線上、線下股東會的及時性和一體化。同時，公司應建立健全權益保護機制，確保股東會在電子化過程中不會因技術故障或其他原因而喪失或減少其合法權益。
2. 線上股東表決反悔權
電子表決制度主要適用于所有權與經營權分離的上市公司，特別是機構投資者及不便參加線下股東會的股東。更有觀點認為，出于保護上市公司中小股東利益，鼓勵利益相關者積極參與公司治理之目的，可強制規定上市公司股東會采用電子表決制度。為方便股東行使表決權，公司應在官網上發布股東會召集通知，并附上英譯稿以方便海外股東（如有）使用電子投票系統，實時掌握股東表決權的行使情況。為了防止系統誤操作導致意思表示不真實，應賦予線上股東在表決權范圍內重新操作的權利。這意味著反對票可能轉為贊成票，或贊成票轉為反對票。鑒于這種可能性，公司應在股東會召開前一日，根據表決權行使情況追加說明信息，以便股東更好地理解議案，作出準確的意思表示。一經作出表決不能更改，在系統上區分設計保存、發送系統。此外，關于無法更改線上線下重復表決的情形，我國2022年修訂的《上市公司股東大會規則》第35條規定，同一表決權只能選擇現場、網絡或其他表決方式中的一種。同一表決權出現重復表決的以第一次投票結果為準。
3. 確保股東質詢權
前文反復提到確保股東質詢權，主要解決股東未在現場參加股東會，在線上參加而導致的信息偏差，進而失去股東應享有的平等質詢權和議事規則上的權利，能夠在股東會上提出修正議案，并獲董事會的解釋和回復。新公司法第110條第1款規定了股東知情權中的建議、質詢權，但是并非區分線上線下投票的情形，是普遍規定。既然規定了電子投票制度，公司就應確保線上線下股東在議事過程中享有同等的權利和機會，充分表達意見。這包括在電子會議平臺上提供實時互動功能，使線上股東能夠即時提問并獲得解答。同時，公司應制定明確的議事規則，確保所有股東的建議和質詢都能得到公平對待，做到股東在電子化過程中不會因技術故障或其他原因使其合法權益受損害。當然，股東若對于特定事項提出質詢要求董事說明，董事無正當理由拒絕時，可以決議違反法律規定為由提起股東會決議無效訴訟救濟。
4. 確保信息系統安全
公司應確保電子化系統的安全性，包括身份確認、密碼保護和人臉識別等措施，保障股東權利行使的可靠性。系統障礙和信息安全問題應得到充分重視和解決。例如，采用先進的加密技術和雙重驗證機制，防止未經授權的訪問和數據泄露。同時，公司應定期進行系統維護和安全監測，確保電子投票系統的穩定性和可靠性。
在此基礎上，電子化系統應達到現場會議的“及時性”和“雙向公平標準”，確保線上線下股東權利的公平行使。技術上無需考慮是否存在線下會議的問題，只要滿足這兩個標準，其他程序和權利行使上，線上線下股東會應基本一致。通過上述機制和措施的建立，公司可以在股東會電子化過程中，確保股東平等原則的貫徹和落實，保障股東的合法權益。一是公司應為股東提供有關電子投票和電子會議系統的使用指南和培訓，確保所有股東能夠熟練使用這些工具參與公司治理。二是透明的信息披露，公司應及時、準確地披露會議相關信息，包括議案內容、會議流程和技術支持信息，確保股東在充分知情的基礎上行使表決權。三是持續的技術支持，公司應設立專門的技術支持團隊，為股東提供實時幫助，解決在電子投票和會議參與過程中遇到的技術問題，確保系統的流暢運行。電子化股東會不僅能夠提升股東參與的便捷性和積極性，還能增強公司治理的透明度和公正性。在此過程中，公司應始終以股東的利益為導向，優化電子化股東會的各項制度設計，確保股東權利的平等和全面實現。這不僅有助于提升公司治理的整體水平，也為股東和公司之間建立起更為緊密的信任和合作關系。
未完待續
